13 semplici idee per semplificare la giornata lavorativa

Una delle cose migliori che ho fatto quando ho deciso di semplificare la mia vita è stato semplificare la giornata lavorativa: prima il lavoro diurno e poi, quando l’ho abbandonato, il lavoro che faccio ora di scrittore e imprenditore.

Applicando pochi e semplici principi ho eliminato la maggior parte dei compiti ripetitivi, noiosi e amministrativi. Così facendo ho eliminato tutto quello che non è essenziale, e posso concentrarmi su ciò che amo veramente: creare.

Non tutti possono fare passi così drastici verso la semplicità, ma se hai un po’ di controllo sulla tua giornata lavorativa puoi fare alcune piccole cose che ti semplificheranno enormemente le cose.

Se non hai il controllo, o se ti ritrovi a pensare: “Non posso farlo”, inizia a chiederti “Perché no? Posso cambiare le cose, se non oggi magari a lungo termine?” Mi sono reso spesso conto che qualcosa che non mi sembrava possibile (lavorare da casa, per esempio) si è invece rivelato possibile nel lungo periodo.

Non c’è bisogno di fare tutte le 13 cose elencate di seguito: scegline una e prova. Poi prova con un’altra e vedi se funziona. Sperimenta per trovare ciò che funziona per te.

Una volta che sarai riuscito a semplificare la giornata lavorativa, inizierai davvero a godertela.

  • Comincia presto. Andare al lavoro presto era uno dei miei trucchi preferiti: l’ambiente era tranquillo, prima del rumore dei telefoni e delle chiacchiere, e prima che iniziassero le riunioni, e potevo fare un sacco di lavoro in pace. Quando tutti gli altri avevano iniziato a lavorare, avevo già fatto parecchie cose.
  • Limita le ore di lavoro. È ironico, perché tantissime persone lavorano ore e ore pensando di essere più produttivi. Ma non è così: stanno solo sprecando ore di lavoro. Invece, prova a ridurre le ore e fissa un limite, ad esempio 6 o 7 ore al giorno, e fai l’essenziale entro quel limite. Se sai di lavorare solo 6 ore, sarai sicuro di finire prima le cose importanti e di perdere meno tempo. I limiti ti costringono a essere efficace.
  • Fai una breve lista. Fai una lunga lista di tutto quello che devi fare; poi fai una breve lista di 1-3 cose che vuoi veramente fare. Sceglile in modo che, se porti a termine solo queste cose, sarai soddisfatto di quello che hai fatto oggi. Inizia con la cosa più importante, prima di controllare le e-mail o di fare altro.
  • Raggruppa le distrazioni. Quali sono le distrazioni più comuni? Magari email, blog, Facebook, Twitter o altri social network? Imposta un orario per queste distrazioni, preferibilmente a giornata avanzata, ad esempio dalle 3 in poi. Prima di questo orario, evitale. Raggruppandole tutte in un unico momento ti darai la possibilità di fare prima il resto del lavoro, ma avrai comunque del tempo per rilassarti. Un altro approccio potrebbe essere quello di dedicare 10 minuti alla fine di ogni ora alle distrazioni: stai solo attento a non superare il limite!
  • Scrivi email più brevi. Se le email ti portano via parecchio tempo, scrivere email più brevi farà una grande differenza. In primo luogo, ridurrà drasticamente il tempo necessario per scrivere o rispondere alle email. In secondo luogo, accorcerà le risposte alle tue email, il che significa che passerai meno tempo a leggerle.
  • Limita le riunioni. Minori sono le riunioni, meglio è. Alcuni dirigenti di Google fanno riunioni da 5 minuti: chiunque partecipi a queste riunioni deve essere preparato e conciso. Se puoi non partecipare e ottenere solo le note, o trovare un modo alternativo per comunicare, potresti risparmiare parecchie ore alla settimana.
  • Automatizza. Minori sono le attività ripetitive e di routine, maggiore è il tempo a disposizione per le cose più importanti. Quindi automatizza il più possibile.
  • Elimina i documenti cartacei. Ho sempre avuto a che fare con un sacco di scartoffie, che ho sempre considerato una perdita di tempo. Se le aziende utilizzassero di più i documenti in formato elettronico risparmierebbero un sacco di carta, di copie, di spazio in archivio e di tempo. Quando possibile, elimina i documenti cartacei a favore del digitale. Questa potrebbe essere una mossa a lungo termine.
  • Libera la tua scrivania. Questo puoi farlo in pochi minuti. Togli tutto dalla parte superiore della tua scrivania, poi rimetti solo alcuni elementi essenziali. Tutto il resto dovrebbe essere: archiviato, dato alla persona appropriata, messo in un cassetto o distrutto/riciclato.
  • Esci. Se riesci a uscire dal tuo ufficio, puoi trovare un posto tranquillo dove concentrarti su un lavoro importante. Trova un posto dove lavorare, spegni internet e fai il tuo lavoro, poi riaccendi internet per poterlo inviare via email o caricare dove serve. Lavorare da casa è un’ottima opzione, se puoi. Più spesso lo puoi fare (magari una volta alla settimana, o un’ora al giorno, o la metà di ogni giorno lavorativo), meglio è.
  • Prenditi delle pause. Ogni 15-20 minuti, alzati dalla scrivania e fai una pausa per respirare. Basta anche solo passeggiare per l’ufficio o salutare qualcuno, ma sarebbe ancora meglio uscire per prendere un po’ d’aria fresca. Cammina, fai circolare il sangue, magari massaggiandoti collo e spalle se avverti tensione. Quando torni al lavoro, concentrati su quello su cui vuoi lavorare e rimuovi tutte le distrazioni.
  • Rimetti spesso a fuoco. Ogni paio d’ore, fai una sorta di rituale di rifocalizzazione. Bastano un minuto o due. Inizia chiudendo il browser e le altre applicazioni, e se puoi fai una passeggiata di un paio di minuti per schiarirti le idee e far circolare il sangue. Poi torna alla tua lista delle attività più importanti e scegli su cosa ti vuoi concentrare. Prima di controllare di nuovo la posta elettronica o di tornare online, lavora su quello che hai scelto. Ripeti questo rituale per tutta la giornata.
  • Lasciati del tempo per la creatività. Non tutti possono farlo ma, se puoi, dedica del tempo ai lavori creativi. Rendi questo momento inviolabile, così da non avere riunioni o altri impegni fra i piedi. Sii spietato nell’eliminare le distrazioni, e poi inizia a fare il lavoro che ami. La creatività ti darà allegria.

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