Email in ordine: come ripulire la posta in arrivo

La bellezza di una casella della posta in entrata vuota è qualcosa che vale la pena essere visto. È calmante, pacifico e meraviglioso.

Una casella che straripa di cose da leggere, richieste, cose da fare… è un caos, è stressante.

Un amico mi ha scritto: “Aiuto! Sto affogando nelle mail!”

Vediamo prima come tirare fuori la testa dall’acqua, poi come raggiungere la terraferma.

La testa sopra l’acqua.

Dovete trovare il modo di respirare. Avere una casella di posta inondata di messaggi è stressante, ed è difficile capire come si può iniziare a mettere le email in ordine. Ecco i primi passi da fare:

  • Create una cartella “da filtrare” nella posta in entrata. In questa cartella metterete tutte le email sulle quali applicherete i filtri (invece di limitarvi a rispondere, archiviarle o altro).
  • Prendete le email più importanti. Controllate la posta in entrata, prendete le 10-15 email più urgenti e mettetele in questa nuova cartella. Se non riuscite a mettere subito in pratica i consigli che seguono, potete intanto lavorare in questa cartella.
  • L’archivio temporaneo. Create una cartella e chiamatela “temp”. Mettete tutto quello che avete nella posta in entrata in questa nuova cartella. Tutto. Vi toglierete le email da davanti al naso, e per il momento non ve ne preoccuperete. Ci torneremo, ma intanto spostarle vi darà un po’ di respiro.
  • Impostate una nuova regola. Ogni nuova mail che arriva seguirà le regole di seguito. Non permettete più alle email di accumularsi nella vostra posta in entrata.

Nuove email

Quindi, cosa dovete fare con le nuove email che arrivano? Impostate delle regole e impegnatevi da subito ad attenervi a ognuna di esse:

  • Passatele tutte in esame. Quando aprire le mail, passate in rassegna tutta la casella della posta in arrivo. Iniziate dalla prima e apritela. Fate una di queste cose, preferibilmente in questo ordine: (1) cancellatela – senza farvi problemi, (2) archiviatela – nel caso la voleste leggere in seguito, (3) rispondete velocemente – quattro frasi o meno – e poi archiviatela, (4) mettetela nella vostra lista delle cose da fare – createne una se ancora non ce l’avete – e poi inseritela nella cartella “da filtrare”. Quest’ultimo step è da usare per le email che necessitano di risposte lunghe (che dovrebbero essere più rare possibili). Facendo una di queste 4 cose, dovreste riuscire a gestire tutta la vostra posta.
  • Andate alla seconda email e ripetete velocemente il procedimento. Non metteteci più di 20 secondi a mail, e solo nel caso in cui dobbiate rispondere velocemente alla mail o metterla nella lista delle cose da fare. Se riuscirete a lavorare a questa velocità, sistemare la posta in arrivo sarà questione di minuti.
  • Iniziate a preoccuparvi delle cose da fare solo quando avrete finito di passare in esame tutte le email. Adesso potete decidere di passare alle email nella vostra lista delle cose da fare. Non iniziate prima.
  • Newsletter e simili. Non leggerete mail le newsletter, le notizie e i cataloghi che puntualmente vi arriveranno per posta. Andate quindi nella cartella “temp” e cancellatele. Tutte. E appena ne arrivano di nuove andate in fondo al messaggio e disiscrivetevi. Ognuna di queste email dovrebbe avere un link tramite il quale disiscriversi, in caso negativo contrassegnatela come spam. Servono 10 secondi per cliccare sul link, aprire la relativa pagina e premere il pulsante “Disiscriviti”. Se lo fate per ogni mail commerciale, molto presto il volume della posta che vi arriva diminuirà.

Seguite queste quattro semplici regole e non avrete mai più problemi di mailbox piena, e avrete sempre le email in ordine.

Fermate l’inondazione

Ok, adesso dovrebbe essere tutto più gestibile. È quindi il momento di creare qualche regola sul lungo periodo per ricevere meno email.

Ecco cosa fare:

  • Disiscrivetevi da qualsiasi cosa. Ne abbiamo parlato sopra ma, se ve lo siete persi, rileggete il punto sulle newsletter (il quarto). Le newsletter che non vi interessano non possono inondarvi la posta.
  • Smettete di inviare così tanti messaggi. Più ne inviate, più ne riceverete. Usate le mail meno possibile. Telefonate, se potete, o fate due passi e incontrate la gente per parlare a quattr’occhi. Se mandate una mail alla quale non serve che il destinatario risponda, specificatelo.
  • Inviate mail più corte. È più semplice che vengano lette, e farete prima a scriverle. Provate a limitarvi a 4 frasi o meno.
  • Controllate la posta meno spesso. Definite dei momenti ogni giorno e controllate la posta solo in quei momenti. Quando o fate, passate in rassegna la posta in entrata per svuotarla come illustrato in precedenza.
  • Filtrate le notifiche. Se ci sono delle notifiche che volete vedere, create una cartella o un’etichetta solo per loro. Create un filtro (Gmail va benissimo per fare queste operazioni) così che le notifiche arrivino direttamente in quella cartella senza intasare la posta in arrivo.
  • Impostate delle regole. Inserire delle regole nel vostro sito o inviatele alle persone con le quali lavorate. Le regole hanno lo scopo di diminuire il numero di richieste che ricevete. Ad esempio, se ricevete richieste che dovrebbero andare a qualcun altro, scrivetelo nelle regole. Se per determinate cose si dovesse usare un canale diverso dalla mail, scrivetelo nelle regole. Provate a capire quali sono le tipologie di email che vi arrivano, così da trovare soluzioni che vi permettano di non rispondere a ognuna di esse.
  • Create delle domande frequenti (FAQ). Allo stesso modo, se ricevete con regolarità un sacco di email simili, rendete pubbliche le risposte così da non dover rispondere ogni volta. Vi farà risparmiare un sacco di tempo.

Gestire le vecchie email

Quando avrete tempo, dovrete tornare alla cartella “temp” e sistemare gli arretrati. Ecco i passi da seguire:

  • Gestitele a pezzi se ne avete troppe. Fatelo per 5 minuti, poi tornateci più avanti.
  • Quando le fate, seguite le stesse regole utilizzate per la posta in arrivo. Iniziate dall’alto, scegliete velocemente cosa fare per ogni email e toglietela dalla cartella “temp” più velocemente che potete.
  • Sentitevi liberi di eliminare le mail in massa. Se siete sicuri che non farete mai nulla con certe email, eliminatele o archiviatele. Riuscirete a smaltirne un bel po’ in questo modo. Sentitevi liberi di farlo, preoccupandovi solo di cosa farete con le email da questo momento in poi.
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